Modul 5: E-Mail-Marketing – was sich ändert

Warum Newsletter-Marketing unter die DSGVO fällt

Auf Ihrer Webseite haben Sie wahrscheinlich ein E-Mail-Marketing-Optin eingebunden, mit dem der Besucher seine E-Mail-Adresse für Ihren Newsletter eintragen kann. Durch diesen Vorgang erhält Ihr anonymer Besucher ein “Gesicht” und es greift die DSGVO. Nachfolgend zeigen wir Ihnen, was Sie künftig im E-Mail-Marketing beachten müssen.

Pflicht: ein funktionierender Double-Optin-Prozess

Wichtig für Sie ist, dass Sie die Einwilligung zum E-Mail-Versand zum einen einholen und unbedingt dokumentieren. Die Dokumentation übernimmt im Normalfall Ihr Newsletter-Tool. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass der Besucher auch wirklich dem Erhalt des Newsletters eingewilligt hat und die Dokumentation derart aussagekräftig ist, dass Sie die erteilte Einwilligung jederzeit nachweisen können..

Wichtig hierbei: Schweigen oder Untätigkeit gelten nicht als wirksame Einwilligung (z.B. durch ein systemseitig gesetztes Häkchen). Vielmehr ist eine eindeutige Handlung (engl. „Optin“) erforderlich. Daher müssen Sie das in Deutschland übliche Double-Optin-Verfahren für die Anmeldung verwenden.

Trägt sich der Besucher in Ihren Newsletter ein, erhält er zunächst eine E-Mail, in der er aktiv bestätigen muss, dass er den Newsletter auch wirklich erhalten möchte (Bestätigung der zuvor erteilten Einwilligung, daher Double-Optin). Erst im Anschluss wird er Ihrer Liste hinzugefügt. Testen Sie diesen Prozess bei der Einrichtung ausführlich, um sicherzugehen, dass der Besucher den Vorgang auch komplett durchläuft.

HINWEIS

Sorgen Sie auch dafür, dass Sie jederzeit nachweisen können, dass ein Double-Optin vorliegt.

Voraussetzungen für eine gültige Einwilligung

Der Kunde muss im Zuge der Anmeldung transparent darüber informiert werden, wofür er seine Einwilligung gibt (z.B. E-Mail Newsletter). Darüber hinaus muss die Information erteilt werden, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann und der Widerruf keinen rückwirkenden Effekt hat. Wenn Sie ein Tracking (z.B. Öffnungsraten) vornehmen ist auch darüber aufzuklären. Abschließend empfiehlt sich noch der Hinweis auf die Datenschutzerklärung.

​Beispiel: Sie haben eine Person (Bob Schmidt), der sich zu Ihrem Online Marketing Newsletter angemeldet hat. Nun haben Sie noch einen spezielleren Newsletter zum Thema IT-Recht. Zu diesem hat sich Bob Schmidt aber nicht eingetragen. Auch wenn Sie davon ausgehen können, dass sich Bob Schmidt für dieses Thema interessiert, dürfen Sie ihm diesen Newsletter nicht zusenden, da Ihnen hier keine gesonderte Einwilligung vorliegt.

Hier haben wir für Sie einen Muster-Text formuliert, mit dem Sie alle Mindestanforderungen für eine gültige Einwilligung erfüllen. Bei zusätzlichen Maßnahmen, wie z.B. Tracking, müssen Sie den Text entsprechend Ihrer individuellen Situation anpassen:

„E-Mail Newsletter der XYZ GmbH abonnieren. Ihre Zustimmung zur Zusendung des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung LINK”

Wichtig ist auch, dass die Bestätigungsmail neutral gestaltet ist, und noch keine Werbung enthält, da der Kunde den Double-Optin Prozess vor dem Klick auf den Link noch nicht vollständig durchlaufen hat. Besser ist es, noch einmal über den Newsletter, sowie die Möglichkeit zum Widerruf aufzuklären. Am Ende der Bestätigungsmail bzw. am Ende eines jeden Newsletter verlinken Sie erneut Ihre Datenschutzerklärung sowie Ihr Impressum.

Was Sie außerdem sicherstellen müssen

Datenminimierung: Bei der Abfrage der Angaben zur Newsletter-Anmeldung auf Ihrer Webseite gilt die Devise: So wenige Daten wie möglich, so viele wie nötig (Privacy by design and default) Das heißt, die E-Mail-Adresse ist natürlich notwendig. Vor- und Nachname und gegebenenfalls andere Daten sollten jedoch nur optional auf freiwilliger Basis abgefragt werden.

Häufig gestellte Fragen

Für jeden Newsletter benötigen Sie vorab eine gesonderte Einwilligung. Nur der Personenkreis, der aktiv eingewilligt hat, darf Ihren Newsletter auch erhalten – und zwar auch nur ausschließlich diesen.

Bestehende Einwilligungen behalten ihre Gültigkeit, sofern a) Sie diese via Double-Optin erhalten haben und b) der Newsletter ausschließlich die versprochenen Informationen beinhaltet.

Neben den oben erwähnten Vorgaben müssen Sie dafür Sorge tragen, dass Ihr Impressum und Ihr funktionierender Abmelde-Link in all Ihren E-Mails enthalten sind.